Ein CMS speichert und verwaltet Informationen und ermöglicht es, diese zu bearbeiten und anschließend in unterschiedlichen Kombination für Publikationen zusammenzustellen. Einzelne Informationen können in einem CMS nur ein einziges Mal vorhanden sein, aber in verschiedenen Informationsprodukten an unterschiedlichen Stellen wiederverwendet werden. Die Änderung einer Information wirkt sich automatisch an allen Stellen aus, an denen sie verwendet wird.

Ein CMS wird in der Regel eingesetzt, um einen oder mehrere der folgenden Vorteile zu erschließen:

• Änderungen an den Informationen rückverfolgbar machen
• Informationen in verschiedenen Dokumenten und Kontexten wiederverwenden
• verteiltes Arbeiten an verschiedenen Standorten unterstützen
• Änderungen eines Informationsbausteins gleichzeitig in verschiedenen Informationsprodukten nutzen
• Varianten von Dokumenten passend zu Produktvarianten erstellen
• Informationen vorhalten zur Publikation in verschiedenen Medien und in unterschiedlichen Informationsprodukten
• Qualität der Dokumentation erhöhen durch definierte, automatische Wiederverwendung bereits erfasster Informationen

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